Que ce soit au sein des entreprises ou des associations, le travail à distance s’est démocratisé depuis l’épidémie de Covid-19 et le choix des bons outils numériques pour faciliter la collaboration à distance est devenu un enjeu majeur pour la plupart des structures. Aujourd’hui, une pléthore de plateformes, logiciels et outils en ligne existent, si bien qu’il est parfois difficile de s’y retrouver. Alors, comment faire son choix et être sûr de se tourner vers les outils les plus adaptés ? Voici quelques conseils…
Bien dimensionner son environnement de travail
Un premier conseil est de bien dimensionner son environnement de travail numérique et de s’assurer que tous vos collaborateurs pourront prendre en main les différents outils rapidement. Au-delà de la mise à disposition éventuelle d’un tutoriel ou de la programmation d’une session de formation, il est important de choisir les outils les plus intuitifs possibles dès que cette possibilité s’offre à vous afin de garantir une bonne inclusivité.
Commencer par sélectionner des outils possédant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour pouvoir effectuer les tâches à accomplir est bien entendu la base, mais, une fois cela fait, tester des versions d’essai est une bonne manière de pouvoir comparer les interfaces et la facilité de prise en main. Cela vous fera gagner du temps, à vous et à votre équipe, par la suite.
Pensez aux environnements de travail partagés avec outils interconnectés
Vous devez régulièrement collaborer avec votre équipe sur des documents de type tableurs ou traitement de texte ? Mettre à disposition des fichiers parfois lourds à des collaborateurs précis ? Les environnements de travail partagés en cloud représentent une solution idéale et permettent un vrai gain de temps ! Parmi eux, on mentionnera bien entendu Google Drive, qui permet de créer des dossiers partagés, mais aussi des documents, tableurs et formulaires de sondage en quelques clics, et de charger des fichiers de tous formats avec une facilité désarmante. Google Documents facilite la collaboration grâce au mode Édition notamment, qui permet de suggérer des corrections et de laisser le collaborateur les valider, ou encore d’accéder à un historique des versions successives d’un même document. Gérer le statut de chaque collaborateur et les modalités d’accès à chaque dossier voire chaque document au besoin (éditeur, commentateur, lecteur) est également un jeu d’enfant.
Bien sûr, passer par le géant américain n’est pas forcément du goût de tout le monde et il existe d’autres offres cloud et outils tout aussi avantageux, dont certains possèdent des fonctionnalités très utiles. C’est notamment le cas de Notion, qui demande plus de temps de paramétrage (et parfois un minimum de formation) mais dont les bénéfices sont certains puisque cet outil permet notamment d’automatiser certaines tâches, comme les exports de rapports, la mise à jour de bases de données d’emailing ou encore diverses sauvegardes. Notion permet également de créer des tableaux, de rajouter des étiquettes, des catégories et des documents en pièce jointe, ce qui est idéal pour gérer la trésorerie d’une association par exemple, mais aussi effectuer un suivi de projet rigoureux ou l’avancement des tâches.
Pour la planification, Trello, qui fonctionne sur le principe de tableaux blancs au sein desquels on peut créer des colonnes et différents blocs en attribuant des étiquettes, est également utile, de même que les outils de mind-mapping, qui permettent de créer des liens entre différentes idées lors d’une session de brainstorming.
Choisir les bons outils de messagerie professionnelle et de visioconférence
Choisir le bon outil de mail professionnel est un autre point essentiel. Il est important de choisir un outil possédant une interface complète et intuitive, avec une sécurité optimale pour garantir la confidentialité des échanges. Plusieurs offres de messagerie cryptée sont disponibles aujourd’hui sur le marché francophone, dont Proton, qui est basé en Suisse. Les messageries instantanées cryptées afin d’avoir des discussions de groupe en direct sont également de plus en plus privilégiées.
Les réunions en visioconférence étant désormais incontournables, choisir un outil adapté à vos besoins est également devenu essentiel. Là aussi, les offres se sont diversifiées et beaucoup d’outils permettent à partir de quelques euros par mois de réaliser des réunions avec un grand nombre de participants avec une bonne fiabilité au niveau du son et de l’image, la possibilité de diffuser un Power Point ou un document en partage d’écran pour des échanges interactifs, mais aussi des fonctionnalités de chat ou demande de prise de parole.
Enfin, le travail à distance – y compris en déplacement dans des environnements différant des conditions de bureau ou chez soi – nécessite aussi de pouvoir se concentrer et d’être bien équipé pour obtenir une bonne qualité de son et d’image. Au-delà des logiciels et outils en ligne, investir dans des webcams ou encore des casques Bluetooth peut ainsi être une bonne idée.
Dans tous les cas, impliquer votre équipe pour assurer une bonne prise en main des nouveaux outils (ou même valider le choix de certains d’entre eux) vous permettra d’assurer une transition fluide et de collaborer dans des conditions optimales.
